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數(shù)字化檔案掃描
數(shù)字化檔案掃描是將紙質(zhì)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程,掃描的操作順序:
1>導(dǎo)入數(shù)字化檔案目錄到(數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案加工軟件);
2>通過生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu);
3>開始掃描數(shù)字化檔案;
掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下:
1,掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式,分辨率為300DPI,以黑白掃描為主,特殊情況下,如掃描照片時(shí),設(shè)置顏色為“灰度”。
2,數(shù)字化檔案掃描的過程要把數(shù)字化檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與數(shù)字化檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
3, 認(rèn)真填寫紙質(zhì)數(shù)字化檔案《掃描登記表》,登記移交的數(shù)字化檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù),核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與數(shù)字化檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的數(shù)字化檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。)數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案掃描的意義和價(jià)值是什么?
提高工作效率:數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)快速的文檔轉(zhuǎn)換、復(fù)制、編輯和打印等操作,大大提高了工作效率。并且數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案可以與其他辦公軟件和系統(tǒng)進(jìn)行集成,進(jìn)一步提升工作的自動(dòng)化和整合性。
節(jié)省空間:紙質(zhì)數(shù)字化檔案占用大量的空間,而數(shù)字化檔案掃描可以將數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為電子文件,極大地節(jié)省了存儲(chǔ)空間。數(shù)字化檔案后的數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)或云端存儲(chǔ)中進(jìn)行保存,不再需要大量的實(shí)體文件柜或存儲(chǔ)空間。
方便檢索:數(shù)字化檔案掃描后的數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞、元數(shù)據(jù)等方式進(jìn)行快速檢索和定位。相比于紙質(zhì)數(shù)字化檔案的人工查找,數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案的檢索速度更快、更精準(zhǔn),大大提高了工作效率和效益。
效率共享:數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程共享和傳遞。無論是不同部門之間的共享,還是遠(yuǎn)程辦公的訪問,數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)快速、便捷的共享和傳遞,提高了工作的協(xié)同性和靈活性。
維護(hù)與保護(hù):紙質(zhì)數(shù)字化檔案容易受到自然災(zāi)害、老化、破損等因素的影響,而數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案在存儲(chǔ)介質(zhì)健康的情況下可以保存。此外,數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和遠(yuǎn)程存儲(chǔ),避免了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn),提供了更好的保護(hù)和維護(hù)手段。
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