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重慶檔案數(shù)字化加工
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檔案整理工作的基本流程

2024-03-29

  《規(guī)則》根本的特點(diǎn)是以文件為組織單位,對(duì)文件進(jìn)行組織。雖然在手工管理中很難檢索和清點(diǎn)文件,但隨著信息管理的日益普及,以文件為單位的組織方法符合“簡化組織、深化檢索”的原則,降低了文件工作人員掌握和操作的難度,使紙質(zhì)文件材料更有效地與電子文件的組織聯(lián)系在一起,對(duì)于提高文件的完整性和規(guī)范性,促進(jìn)電子文件管理具有重要意義。


  一,整理原則


  I、歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系


  文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng),具有自己的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)公文類型、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文處理等做出了明確規(guī)定和詳細(xì)要求,為各機(jī)關(guān)公文處理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律,結(jié)合各機(jī)關(guān)長期在文件處理過程中形成的習(xí)慣和做法,以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求。按照文件的形成規(guī)律整理歸檔文件,其實(shí)就是把整理作為文件形成的自然延續(xù)過程,可以大限度地減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù),提高文件的整理質(zhì)量。這一原則充分體現(xiàn)在《規(guī)則》組件的構(gòu)成、組件內(nèi)文件的排序等內(nèi)容上。例如,當(dāng)機(jī)關(guān)收到文件時(shí),通常會(huì)在簽收、登記之后,粘貼收文處理單,然后辦理收文處理。在這種情況下,文件收集處理單和文件收集單構(gòu)成了一個(gè)“文件”。在文件收集處理單和文件收集的排序中,文件收集處理單自然在前面,文件收集在后面。機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí),通常需要先擬稿,填寫稿紙,然后按照文件處理程序修改擬稿,形成稿件,根據(jù)稿件打印發(fā)送原件,完成發(fā)文過程。在這種情況下,定稿、發(fā)稿紙、原件構(gòu)成一件,排列順序自然就是原件在前,發(fā)稿紙和定稿紙?jiān)诤蟆?/span>


  在歸檔文件的整理中,必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在聯(lián)系。在生成和處理過程中,這種聯(lián)系不僅記錄了文件之間和文件組件之間的相互關(guān)系,而且保證了文件記錄的完整性和有序性。因此,在歸檔文件的整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,不僅可以更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌,還可以方便日后的檢索和利用。在具體操作中,在對(duì)規(guī)則進(jìn)行實(shí)體分類時(shí),將歸檔文件按照不同年度、不同年度、不同類別的機(jī)構(gòu)進(jìn)行的維護(hù)。


  2、歸檔文件的整理應(yīng)區(qū)分不同的價(jià)值,便于保存和利用。


  文件的價(jià)值取決于其內(nèi)容及其對(duì)該機(jī)構(gòu)工作和未來歷史研究的作用。就一個(gè)機(jī)構(gòu)文件的價(jià)值而言,并不是所有已經(jīng)完成的文件和材料都需要整理和歸檔,也不是所有的歸檔文件都應(yīng)該保存。這就要求在歸檔和整理時(shí)做好兩項(xiàng)工作:一是根據(jù)機(jī)構(gòu)文件和材料歸檔范圍的規(guī)定區(qū)分歸檔和非歸檔文件;二是根據(jù)文件檔案保管期限表的規(guī)定,區(qū)分文件價(jià)值,定義不同的保管期限。從分類開始,《規(guī)則》就區(qū)分了不同保管期的文件,為了有針對(duì)性的展開。


  便于保管和使用是歸檔文件整理的重要目標(biāo)。便于保管是指通過區(qū)分文件材料的不同價(jià)值,采取不同的保管策略,提高管理工作的效率;便于使用是為了提高歸檔文件的檢驗(yàn)率和準(zhǔn)確率,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。因此,便于保管和使用是基于遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值。同時(shí),便于保管和便于使用也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。新規(guī)則的形式和運(yùn)輸是文件的下級(jí)整理。


  3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理


  這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息化條件下,歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料和電子文件的整理要求,避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題9解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理,即將公文處理與檔案管理相結(jié)合,充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果,使文書工作和歸檔文件的整理形成一個(gè)有序的整體,從而簡化文件整理歸檔工作,提高工作效率。同傳統(tǒng)立卷方法相比,按件整理文件材料更加適合文檔一體化管理要求,即可以將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來,盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。文檔一體化管理要求,應(yīng)避免用紙質(zhì)文件材料整理中的一些手工管理方式去要求電子文件的整理。比如,在實(shí)踐中存在的將電子文件以盒為單位進(jìn)行整理的現(xiàn)象,就是機(jī)械照搬紙質(zhì)文件材料整理的一種做法,既無謂增加整理步驟和工作量,又增加了檢索層次,影響檢索效率,是不可取的。


  從長遠(yuǎn)看,由利用計(jì)算機(jī)對(duì)紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行輔助管理過渡到利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件進(jìn)行管理是必然趨勢。因而,調(diào)整歸檔文件整理流程,使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)人整理環(huán)節(jié),同時(shí),盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目,使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)員的工作實(shí)際,這是歸檔文件整理必須把握的重要原則。歸檔文件整理能否符合文檔一體化管理要求,是否便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理,是歸檔文件整理順應(yīng)形勢發(fā)展,在信息化條件下順利推進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)鍵?!兑?guī)則》修訂時(shí)優(yōu)化整理流程、統(tǒng)一室編件號(hào)和館編件號(hào)、增加檔號(hào)編制等內(nèi)容都是為了使歸檔文件的整理能夠與文檔一體化的管理要求相一致。


  4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一


  從目前的情況來看,紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時(shí)間內(nèi)會(huì)并行存在。在這種情況下,保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一,首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求,在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息,使二者成為一個(gè)有機(jī)整體,解決文件價(jià)值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題,以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。在信息化條件下,一般應(yīng)將歸檔電子文件為一整理對(duì)象,先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理,再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件,以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息,保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。


  第二,整理過程


  根據(jù)《規(guī)則》,歸檔文件的整理是指對(duì)歸檔文件進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等。(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝箱和排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。),使其有序化。在這個(gè)過程中,組件、分類、排列、編號(hào)和編號(hào)是整理紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的一般整理過程,也就是整理歸檔文件的一般要求。此外,紙質(zhì)歸檔文件還包括整理、裝訂、編頁、裝盒、排架等整理過程。,包括電子收集和更換過程。


  具體來說,紙質(zhì)文件材料的整理過程包括:組件、修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁、編目、裝箱、排架,如圖311所示。相應(yīng)地,電子文件的整理過程包括:組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號(hào)、編號(hào)、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。,如圖312所示。三、雙套環(huán)境下歸檔文件的整理模式


  所謂雙套制,是指文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存的歸檔制度,也稱為雙套歸檔制度。雙套制的實(shí)現(xiàn),可以是將功能重要、檢驗(yàn)價(jià)值長期的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件,也可以是數(shù)字化利用率高的紙質(zhì)文件。雙套歸檔可以使同一文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同存儲(chǔ)和可用。中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》(大廳字符〔2009〕39號(hào))第十六條規(guī)定,“具有保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件,應(yīng)當(dāng)同時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷”,體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理的理念。


  在機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際工作中,要充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢,簡化紙質(zhì)檔案的整理方法,分享紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本和檔案的電子文件管理信息,采取切實(shí)可行的措施保證紙質(zhì)檔案與檔案的數(shù)字副本和電子文件之間的聯(lián)系,降低機(jī)關(guān)檔案的雙套制整理成本,提高檔案整理效率。


  1、收集和整理紙質(zhì)歸檔文件的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照下列模式進(jìn)行歸檔文件的整理。


  (1)收到的電子文件應(yīng)打印形成紙質(zhì)文件,與收到的紙質(zhì)文件和本單位形成的紙質(zhì)文件一起,文件應(yīng)以紙質(zhì)形式流通。


  (2)紙質(zhì)文件流通完成后,文件部門和業(yè)務(wù)部門的人員將對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)直接確定保管期限,對(duì)文件進(jìn)行分類整理,并給出文件號(hào)碼,完成紙質(zhì)文件的整理。


  (3)收到的電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)字化成果合并整理成電子文件。電子文件應(yīng)與整理好的紙質(zhì)文件采用相同的保管期限和分類排列方法,并編制相同的文件編號(hào),并與紙質(zhì)文件一體化進(jìn)行管理。


  2、主要收集和整理電子文件的機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)按照下列模式進(jìn)行歸檔文件整理。


  1)收到的紙質(zhì)文件應(yīng)該數(shù)字化,形成數(shù)字副本,連同收到的電子文件和本單位形成的電子文件,以電子形式進(jìn)入人類辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件流通。


  (2)電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)字副本流通完成后,文件部門和業(yè)務(wù)部門的工作人員將對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)直接確定存儲(chǔ)期限,進(jìn)行分類整理,并給出檔號(hào),完成電子文件整理。


  〈3)收到的紙質(zhì)文件和電子文件的打印版本合并整理成紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件應(yīng)與整理好的電子文件采用相同的保管期限和分類排列方法,并編制相同的文件編號(hào),并與電子文件一體化進(jìn)行管理。


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