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1、收集所有文件。
文件歸檔工作按照一定的周期進(jìn)行,可能是一年,也可能是一個(gè)季度。因此,在歸檔工作時(shí),所有文件都應(yīng)以年或季為單位,以確保后期歸檔工作的順利進(jìn)行。
2、根據(jù)有關(guān)章程進(jìn)行篩選。
一般來(lái)說(shuō),沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件不需要保存。此類文件可以先剔除并銷毀,剩余文件可以根據(jù)本機(jī)關(guān)單位對(duì)文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。
3、劃分類別和等級(jí)。
篩選完成后,檔案管理人員可以根據(jù)文件所屬部門的名稱進(jìn)行橫向分類,然后根據(jù)上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列。不能分級(jí)的文件可以酌情與本部門的文件并列歸檔。
4、確定保管期限。
任何能對(duì)本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能產(chǎn)生全局影響的文件都需要永 久保存,剩余的歸檔文件可以根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)間和相關(guān)規(guī)章制度保留足夠的保管期限,不能過(guò)早銷毀。
5、修改文件內(nèi)容。
對(duì)于文件中的遺漏或損壞,檔案管理人員需要咨詢文件來(lái)源處的同事,獲取正確的內(nèi)容,修復(fù)和刪除文件。此外,他們還需要規(guī)范文件的紙張大小和裝訂來(lái)保存它們。
6、編號(hào)文件。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序,將密切相關(guān)的紙質(zhì)文件裝訂成基本單位,然后根據(jù)類別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成二級(jí)單位,再用歸檔章編號(hào)。
7、包裝和編制檢索目錄。
根據(jù)文件上歸檔章的信息,將所有文件打印成目錄,文件依次包裝,文件盒上的所有項(xiàng)目都標(biāo)準(zhǔn)化填寫并編號(hào)。編號(hào)要統(tǒng)一連貫,最后所有文件目錄都要總結(jié),方便以后快速查閱文件。
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