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文件數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)
首先，它可以節(jié)省文件管理成本。傳統(tǒng)的文件管理完全依靠人們的手工勞動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)、儲(chǔ)存和查詢。數(shù)字化管理文件改變了文件的載體，即需要人工閱讀的紙質(zhì)文件變成了計(jì)算機(jī)閱讀文件。既節(jié)省了保管成本和占用空間，又方便了搜索，避免了反復(fù)打印文件和資料造成的紙張和搜索人員的浪費(fèi)。
其次，可以有效保護(hù)檔案原件。我們把原來(lái)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件后，使用起來(lái)更安全。尤其是對(duì)于歷史悠久的珍貴文件來(lái)說(shuō)，數(shù)字化處理是一種更好的保護(hù)，因?yàn)樗鼈兪遣豢稍偕Y源，減少了對(duì)文件原件反復(fù)查詢過(guò)程中的損壞。第三，可以提高辦公效率。將傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換為可存儲(chǔ)的文件信息，可以及時(shí)歸檔，盡快提供使用。文件信息的同步上傳可以通過(guò)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)，電子文件的歸檔可以通過(guò)管理員授權(quán)的方式進(jìn)行。、JPG、存在TIF等文件格式，具有不可修改的優(yōu)點(diǎn)，可以有效地防止文件數(shù)據(jù)被篡改，更有效地保證文件的真實(shí)性。
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