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重慶檔案數(shù)字化加工
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電子檔案管理需要注意的幾個問題!

2021-01-13

  目前,隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作,由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理需求的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化及其開發(fā)利用的多樣化,致使電子檔案管理呈現(xiàn)出一些新的特性。不僅給檔案工作帶來了新一輪的挑戰(zhàn)和壓力,同時也帶來了的機遇。筆者認(rèn)為做好電子檔案管理工作應(yīng)注意處理好以下幾個問題。

  一、歸檔載體發(fā)生變化,但仍應(yīng)做好紙質(zhì)文件的歸檔隨著辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用,文書檔案的歸檔載體發(fā)生了變化,由原來單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。但在實際工作中,仍然要重視紙質(zhì)文件的及時歸檔。因為目前辦公自動化尚未完全普及,更主要是因為電子文件的法律效力問題還沒有徹底解決。雖然電子文件在提供利用上快速方便,且一般不需要查看原件,但紙質(zhì)文件畢竟是檔案的原件,發(fā)揮著電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此,不論檔案載體發(fā)生什么變化,紙質(zhì)文件的集中歸檔保存不僅需要,而且顯得更加重要。在今后相當(dāng)長的一個階段,電子文件和紙質(zhì)文件必須同時歸檔,同時立卷,不能因為立卷方式的改變而使歸檔文件有所遺漏,要對紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行必要的整理,以便與電子文件相互呼應(yīng),更好地保存和利用。

數(shù)字檔案管理

  二、加強電子檔案安全管理,提高防范能力由于電子檔案的形式和內(nèi)容往往是相互分離的,其形式和內(nèi)容均容易被改動,且改動后不容易留下痕跡,這給電子檔案的原始性、真實性增加了困難。另外,網(wǎng)絡(luò)及軟硬件環(huán)境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著電子檔案的安全。在實際工作中確保電子檔案的安全管理,必須抓好以下幾點:一是充分認(rèn)識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上,轉(zhuǎn)變觀念,層層把關(guān),層層負(fù)責(zé),嚴(yán)格管理。提高電子檔案安全防護(hù)能力,力爭做到無授權(quán)的用戶進(jìn)不來、看不見、改不了,保證電子檔案的原始性和真實性。二是必須以國家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作,特別是針對應(yīng)長期保的紅頭文件等重要文件,必須嚴(yán)格操作程序,嚴(yán)禁越權(quán)辦理,在存儲時要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系,適當(dāng)選用加密技術(shù),保證電子檔案傳輸過程中的安全。四是加強用戶口令管理,合理設(shè)置口令和更換周期,防止被人盜用,非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問,對文件密級進(jìn)行嚴(yán)格管理,同時要單機操作,專機專用。定期進(jìn)行軟件檢測,做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作,可根據(jù)單位實際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲等。

  三、電子檔案應(yīng)依托技術(shù)力量,加強保存與維護(hù)電子檔案的有效保存與維護(hù)是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因而,在對電子檔案的保存與維護(hù)過程中,應(yīng)在充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點等實際情況下,統(tǒng)籌設(shè)計技術(shù)方案和工作模式,并采取有效措施,以確保電子檔案的安全可靠,使之能夠長久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在為企業(yè)服務(wù)的過程中發(fā)揮更大的作用。具體來說需要注意以下幾個問題:要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案,必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示,可采用以下三種方法:

  一,是保存電子檔案相關(guān)支持軟件,即在保存電子檔案的同時,將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個系統(tǒng)一并保存,并與電子檔案存儲在一起,恢復(fù)時,使之按本來的面目進(jìn)行顯示;二是保存原始檔案的電子圖像;三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品,因為這是為穩(wěn)妥的長久保存方法。

  二,要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下,電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)載體上,所以要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。載體應(yīng)直立排放,并滿足避光、防塵、防變形的要求,遠(yuǎn)離強磁場和有害氣體等,在條件允許下,配備防磁柜等專用設(shè)施。

  三,要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原,形成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。因此,除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外,還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存,或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

四,要對電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子檔案載體很容易受到保存環(huán)境的影響,因此對保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測與拷貝,應(yīng)每半年進(jìn)行一次,并將定期檢驗結(jié)果填寫在電子檔案管理登記表中,電子檔案封存載體不外借。對于電子檔案的檢測與維護(hù)必須嚴(yán)格管理,必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理日志,并做好維護(hù)記錄。

  四、加強檔案人員管理,提升綜合能力與素質(zhì)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著一定的區(qū)別,對檔案人員的知識結(jié)構(gòu)要求有很大不同,檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)是檔案知識素質(zhì)、計算機能力素質(zhì)、信息資源開發(fā)素質(zhì)。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作,因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強,在實際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)又要細(xì)致,要善于統(tǒng)計,善于利用檔案的有效資源,做好專題研究??傊S著當(dāng)前電子檔案管理工作的不斷深入,對檔案人員提出了新的要求,這就需要檔案人員能夠立足崗位,不斷更新已有的知識,努力提高自身素質(zhì),以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。


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