1.總則

　　1.1為了加強檔案數(shù)字化外包的安全管理，保障檔案實體和信息在檔案數(shù)字化過程中的安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　1.2檔案、房間等所有類型的文件部分,各級(以下簡稱“文件”)檔案數(shù)字化外包工作,有獨立的法人資格檔案數(shù)字化處理服務(wù)(以下簡稱“數(shù)字服務(wù)”)承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù),應(yīng)當(dāng)符合“標(biāo)準(zhǔn)”安全管理工作。當(dāng)檔案自行數(shù)字化時，可按本標(biāo)準(zhǔn)實施安全管理。

　　1.3本標(biāo)準(zhǔn)所稱數(shù)字化外包文件是指非保密文件，保密文件的數(shù)字化按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)該按照“安全第 一,預(yù)防為主”的原則,采取科學(xué)的和有用的安全管理措施,以確保檔案的安全技能,明確職責(zé),崗位責(zé)任體系,完整的檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化的過程全過程實施嚴(yán)格的監(jiān)督管理,保證檔案的實體和信息安全。

　　2. 檔案安全管理

　　2.1建立檔案數(shù)字化外包管理安排，主要領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)參與，明確檔案數(shù)字化管理的組成部分、人員及職責(zé)。

　　2.2根據(jù)數(shù)字檔案總體規(guī)劃確定數(shù)字外包檔案的范圍，提出數(shù)字外包檔案的安全管理要求和技能指標(biāo)。

　　2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件的安全管理要求，協(xié)助起草招標(biāo)文件，審核合同。

　　2.4對數(shù)字服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備、處理軟件等進行調(diào)查，有無違約、安全事故等不良記錄。在同等條件下，優(yōu)先選擇具有數(shù)字處理相關(guān)資質(zhì)的數(shù)字服務(wù)機構(gòu)。

　　2.5建立數(shù)字檔案安全保密制度，與數(shù)字服務(wù)機構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，對數(shù)字檔案處理人員進行教育。

　　2.6制定檔案實體置換、數(shù)字化處理過程管理、數(shù)字化效果檢查與置換、存儲介質(zhì)管理、檔案實體維護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

　　2.7建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案、檔案檔案和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)，實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。

　　2.8建立監(jiān)管機制，對數(shù)字服務(wù)機構(gòu)的保密和安全措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，避免檔案實體的損害和損失，杜絕數(shù)字服務(wù)機構(gòu)對檔案信息的私人復(fù)制、保留和使用。

　　3.數(shù)字服務(wù)組織的安全管理

　　3.1數(shù)字服務(wù)機構(gòu)需要有工商行政管理部門頒發(fā)的有用的營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍應(yīng)包括檔案或數(shù)據(jù)管理項目的數(shù)字處理。

　　3.2數(shù)字服務(wù)機構(gòu)的法人應(yīng)當(dāng)是在中華人民共和國境內(nèi)登記注冊的企業(yè)法人或者事業(yè)法人，股東和經(jīng)營人員應(yīng)當(dāng)是中華人民共和國境內(nèi)的公民。

　　3.3數(shù)字服務(wù)機構(gòu)的經(jīng)營者需要提供自己的身份證明和公安部門提供的無違法記錄證明，并在必要時提供政治審查資料。

　　3.4數(shù)字服務(wù)機構(gòu)需要與經(jīng)營者簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

　　3.5數(shù)字服務(wù)機構(gòu)的人員、技能和管理水平、設(shè)施和設(shè)備的數(shù)量和性質(zhì)可以滿足擬開展項目的要求。

　　3.6數(shù)字服務(wù)機構(gòu)需要制定并實施數(shù)字安全保密制度，制定并實施檔案實體置換、數(shù)字處理過程管理、數(shù)字效果檢查和置換的操作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度