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檔案數(shù)字化管理便是把傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲(chǔ)介質(zhì)的各類原始檔案資料,通過緊縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手法轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件與錄像文件等,再通過存儲(chǔ)管理技能把圖片與索引字段存儲(chǔ)在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲(chǔ)介質(zhì)里,發(fā)布到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)、機(jī)關(guān)企工作單位內(nèi)部網(wǎng),便于運(yùn)用者運(yùn)用各種便當(dāng)?shù)牟樵兪址焖贆z索所需求的檔案資料,完結(jié)了數(shù)字化檔案管理的新式管理技能。跟著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技能的展開,檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢,但一同也需求認(rèn)清檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與缺少,對其優(yōu)勢充沛運(yùn)用,對其缺少不斷改進(jìn),使其更好地為現(xiàn)代社會(huì)展開服務(wù)。
一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢
(一)能增強(qiáng)立卷準(zhǔn)則履行力。1983年4月,中共中心工作廳、國務(wù)院工作廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩:“凡機(jī)關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進(jìn)行立卷,并定時(shí)向檔案部分歸檔”,從上述規(guī)矩可見,文書管理部分收拾(立卷)在我國是一項(xiàng)根本準(zhǔn)則。傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案立卷是檔案管理的重要進(jìn)程,現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今,在檔案管理工作中,部分立卷的履行程度始終有待考量,不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準(zhǔn)則,或準(zhǔn)則形同虛設(shè),沒有很好的履行,單個(gè)部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進(jìn)行立卷,但檔案管理人員常識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限,一同每日均有許多工作需完結(jié),對每一個(gè)部分的工作內(nèi)容未必了解透徹,必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行一致立卷編目,如此可進(jìn)步檔案歸檔質(zhì)量。
(二)能縮短檔案資料收拾工作時(shí)刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)刻、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的,檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費(fèi)許多時(shí)刻完結(jié),且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理,突破了原有工作管理的局限性,電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑,管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲(chǔ),且可用不同載體對檔案進(jìn)行仿制與存儲(chǔ)。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端,并通過后臺(tái)傳輸至檔案管理終端,管理人員就可運(yùn)用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對資料的歸檔,如此縮短了工作時(shí)刻,操作簡便,進(jìn)步了工作質(zhì)量。
(三)進(jìn)步了查詢功率。在當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速展開的布景下,發(fā)作了海量的檔案資源,假如依托人工完結(jié)對檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后,查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息,進(jìn)步了查詢功率。工作人員也將有許多時(shí)刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。(四)增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的維護(hù)。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后,能夠把原件妥善地保存起來,工作中檔案的運(yùn)用徹底能夠通過數(shù)字化副本代替原件完結(jié),這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞,以便有用地延伸原件的保存時(shí)刻;特別是那些前史長遠(yuǎn)的寶貴檔案資料,完結(jié)數(shù)字化管理后無疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的缺少
(一)檔案數(shù)字化管理有必定的危險(xiǎn)性。在信息技能逐日遍及的今天,網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯,電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機(jī)體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾,添加了檔案保密管理難度。別的,部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí),首要運(yùn)用電子編碼技能來進(jìn)行檔案批改,電子編碼技能在運(yùn)用時(shí)有必定的壞處,假如對原始憑據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批改也不會(huì)留下任何痕跡,相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以,違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
(二)電子文件檔案貯存受載體束縛性強(qiáng)。電子文件對軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強(qiáng),核算機(jī)貯存設(shè)備容量雖大,不過面臨呈幾何級數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時(shí),且核算機(jī)運(yùn)用軟件更新適當(dāng)快,不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取,即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題,這些問題均不利于電子檔案的安全、長時(shí)刻乃至準(zhǔn)確管理。
(三)數(shù)字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶,具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性,因?yàn)樗膬?nèi)容簡略被批改,并且內(nèi)容和載體易別離,實(shí)在性存在“信任危機(jī)”。因而,數(shù)字檔案突顯囧態(tài),在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。
(四)工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進(jìn)步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會(huì)用到核算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能,增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平,并非僅懂得現(xiàn)代核算機(jī)技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作,唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育??倸w,在核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀(jì),檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢。現(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動(dòng)化管理的改造,然后進(jìn)步管理工作功率,削減勞動(dòng)強(qiáng)度,加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊,緊跟年代展開步伐,探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法,標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理,發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用價(jià)值,方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。
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